В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия постановляет:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2024 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
2. Секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Авлоховой К.И. организовать документационное обеспечение Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а также формирование документального фонда (архива) Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с учетом положений Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
3. Опубликовать настоящее Постановление на официальном сайте Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в сети «Интернет».
Председатель Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Э.Р. Гагиева
Секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия К.И. Авлохова
Инструкция
по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (далее — Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
1.2. Инструкция разработана на основании Конституционного закона Республики Южная Осетия от 29.12.2018 № 51 «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Республики Южная Осетия», Законов Республики Южная Осетия «Об архивном деле в Республике Южная Осетия», «О порядке рассмотрения обращений граждан Республики Южная Осетия», Регламента Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, Положения об Аппарате Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, иных актов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами.
1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса и государственных гражданских служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (далее — гражданские служащие).
Граждане, привлекаемые по гражданско – правовым договорам, при подготовке Постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (далее – выписки из протокола), распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, докладных (служебных) записок в адрес должностных лиц Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и при оформлении дел для передачи их в архив Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (далее – Архив) должны руководствоваться Инструкцией.
1.5. Гражданин, поступивший на государственную гражданскую службу в Отдел документационного обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия должен быть ознакомлен под подпись с текстом Инструкции.
1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, начальник отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия передает неисполненные документы другому исполнителю.
При увольнении гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту начальнику Отдела документационного обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
1.7. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке и поступившими в Аппарат Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.
2. Термины и определения
В Инструкции используются следующие термины и определения:
бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ — документ, подготовленный в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (в отделе Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), не выходящий за пределы Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
входящий документ — документ, поступивший в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия;
дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документальный фонд — совокупность документов, образующихся в деятельности Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
документирование — запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот — движение документов в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;
дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ — документ, отправляемый из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, с указанием сроков их хранения;
нормативные документы — совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель (документированной) информации — материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение — направленные в государственный орган, местный орган государственной власти или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
поручение — документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа — элемент оформления документа;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа — реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
3. Прием, регистрация и прохождение поступающих
в Центральную избирательную комиссию
Республики Южная Осетия документов
3.1. Документы в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью) или нарочным.
3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия документов производится в централизованном порядке Отделом документационного обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (далее — Отдел) ежедневно с 9.00 до 17.00 по московскому времени, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.
3.3. Особенности приема, регистрации и прохождения документов в период подготовки и проведения выборов, референдума могут определяться постановлениями Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
3.4. Пакеты (конверты) с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
Документы, адресованные лично Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, Руководителю Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия передаются им под подпись.
3.5. При вскрытии конвертов, доставленных органами почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
3.6. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданскими служащими Отдела составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 1). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
3.7. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с поступившим документом приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
3.8. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если в них содержались документы, которые поступили из-за пределов территории Республики Южная Осетия, из судов, следственных органов, договоры, претензии, исковые заявления и иные документы.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
3.9. Иностранная корреспонденция, поступающая в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия, передается для перевода в Министерство иностранных дел Республики Южная Осетия, затем оригинал документа и его перевод передается в Отдел.
3.10. Документы с указаниями по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия возвращаются в Отдел.
Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» передаются членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, в Аппарат Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия незамедлительно, остальные документы — в день доклада либо до 12.00 следующего рабочего дня.
3.11. Документы, ошибочно поступившие в отделы Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, незамедлительно возвращаются в Отдел начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
3.12. В указании по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) указывается должностное лицо, являющееся координатором исполнения, ответственным за исполнение, который при необходимости определяет исполнителя (исполнителей).
Исполнитель при необходимости определяет соисполнителя (соисполнителей).
Подлинник документа остается в Отделе, копии передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, а также исполнителю (исполнителям) и соисполнителю (соисполнителям).
Координатор исполнения, ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, обозначенные в указании по исполнению.
3.13. Особенности работы с обращениями граждан отражены в 6 Инструкции.
4. Основные требования к подготовке и оформлению документов
4.1. Документы, создаваемые в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
4.2. В Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия используются следующие виды продольных гербовых бланков, изготовленных типографским способом:
бланк протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк распоряжения Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
бланк руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
общий бланк Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (для подготовки любого вида документа).
Бланки Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, общий бланк Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия имеют нумерацию на обороте.
Выдача бланков, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется Отделом.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется исключительно в Отделе (приложение № 2).
4.3. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, являются:
4.3.1. Государственный герб Республики Южная Осетия.
На бланках документов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Государственный герб Республики Южная Осетия в соответствии с Конституционным законом Республики Южная Осетия от 05.04.2019 № 15 «О Государственном гербе Республики Южная Осетия». Изображение герба помещается по центру верхнего поля бланка.
4.3.2. Наименование государственного органа на государственных языках Республики Южная Осетия.
Республикӕ Хуссар Ирыстоны Централон ӕвзарӕн къамис. Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия.
4.3.3. Справочные данные о Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Справочные данные о Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия указываются в бланках писем:
Республика Южная Осетия, г. Цхинвал, ул. Сталина, 18
Сайт: www.cikruo@yandex.ru
+7(9974)450554, +7(9974)456259
4.3.4. Наименование должности на бланках Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия на государственных языках Республики Южная Осетия:
Сӕрдар. Председатель;
Сӕрдары хӕдивӕг. Заместитель;
Нымӕрдар. Секретарь;
Аппараты къухдариуӕггӕнӕг. Руководитель Аппарата.
4.3.5. Наименование должности лица, подписавшего документ:
Председатель Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
руководитель Аппарата Центральной избирательной Республики Южная Осетия.
4.3.6. Наименование вида документа.
Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, протокол заседания, выписка из протокола заседания) включается в бланк соответствующего вида документов.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
4.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта — дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например:
07.07.2024
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
07 июля 2024 г.
4.3.8. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов — это порядковый номер и через дефис — год регистрации документа.
Для исходящих документов — это порядковый номер и через дефис — год регистрации документа.
4.3.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
4.3.10. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа (Цхинвал) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.
При продольном расположении реквизитов бланка место составления (издания) документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении — под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.
4.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.
Проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации.
Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования» (ДСП).
Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.
4.3.12. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Парламента Республики Южная Осетия
Контрольно-правовое Управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Руководителю Аппарата Парламента
Республики Южная Осетия
Джиоеву И.И.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Республики Южная Осетия
г. Цхинвал, ул. Сталина, 18, 100001
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных органам государственной власти, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям избирательных комиссий
Республики Южная Осетия
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Джиоеву И.И. ул. Осетинская, д. 45, Цхинвал, 100001
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
vniidad@mail.ru»
4.3.13. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
личная подпись инициалы, фамилия
дата
При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Постановлением Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
от 07 июля 2022 г. № 28
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
4.3.14. Отметка о контроле.
Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа «Контроль» (или иным способом) на верхнем поле документа справа либо на бланке указания по исполнению документа.
4.3.15. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе формата А6 (105 мм х 147 мм), на бланке, приложенном к документу. В отдельных случаях указания по исполнению документа могут быть оформлены на самих документах. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) координатора исполнения, ответственного за исполнение (исполнителя (исполнителей), соисполнителя (соисполнителей), при необходимости – содержание, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, издавшим указание по исполнению документа), подпись и дату, например:
Джиоеву И.И.
Прошу подготовить проект письма к 07.07.2022
Личная подпись
дата
Указания по исполнению документа должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил другого цвета не допускается. Указания по исполнению документа прикрепляются к документу и подшиваются в дело.
4.3.16. Текст документа.
Тексты документов, создаваемых в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, оформляются на русском языке, как одном из государственных языков Республики Южная Осетия. Официальная переписка Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с органами государственной власти Республики Южная Осетия на русском языке, как одном из государственных языков Республики Южная Осетия.
Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение — распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Республики Южная Осетия, иными государственными органами, в том числе Центральной избирательной комиссией Республики Южная Осетия, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
4.3.17. Отметка о приложении.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к Постановлению Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия
от 15 апреля 2024 г. № 138/25
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
4.3.18. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель
Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия личная подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, то должность не указывается.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
4.3.19. Гриф согласования документа.
Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к левому полю;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Аппарата
Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
личная подпись инициалы, фамилия
дата
4.3.20. Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Начальник отдела правового обеспечения
личная подпись инициалы, фамилия
дата
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела правового обеспечения
личная подпись инициалы, фамилия
дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Для документа, подлинник которого остается в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляется из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Порядок визирования постановлений и распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия установлен в соответствующих разделах Инструкции.
4.3.21. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
4.3.22. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии — заверительная надпись: «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
(Верно) Копия верна
консультант отдела
личная подпись инициалы, фамилия
дата
Допускается заверять копии отметкой «Верно» или «Копия верна» проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
В случаях, предусмотренных законодательством Республики Южная Осетия о выборах и референдуме, при заверении копии документа также проставляется время заверения.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии ___ л.».
Допускается заверять отметкой «Верно» либо «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
4.3.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
И. И. Джиоеву
+7(9974)456259
4.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись координатора исполнения, ответственного за его исполнение.
5. Организация работы с отправляемыми (исходящими)
из Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия документами
5.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, визы координатора исполнения, ответственного за исполнение, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.
Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса, несет координатор исполнения, ответственный за его исполнение.
5.2. Отправляемые (исходящие) документы могут печататься в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, и оформляются в соответствии с положениями раздела 4 настоящей Инструкции.
5.3. Отправка документов из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия осуществляется почтовой и телеграфной связью, по каналам факсимильной связи, в сети «Интернет» или нарочным.
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает координатор исполнения, ответственный за исполнение документа.
5.4. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в органы государственной власти).
5.5. Отправляемые (исходящие) письма направляются за подписью Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, на соответствующих бланках.
5.6. По согласованию с Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям письма подписываются членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса на общем бланке Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, ответственным за исполнение документа, а в случае его отсутствия — автором указаний по исполнению документа.
По поручениям либо указаниям по исполнению документа секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия обращения, содержащие вопросы, не относящиеся к компетенции Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, требующие рассмотрения по существу, ответы на отдельные обращения, а также уведомления о переадресации обращения заявителя направляются в государственный орган (в том числе в иные избирательные комиссии), должностному лицу и гражданам за подписью начальника Отдела (на общем бланке Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия).
По поручению Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия письма может подписывать Руководитель Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (на общем бланке Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия).
5.7. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными координатором исполнения, ответственным за исполнение, исполнителем (исполнителями), соисполнителем (соисполнителями), передаются в Отдел в открытом виде для регистрации и отправки.
Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Отдела бюджетного учета и отчетности Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, координатор исполнения, ответственный за исполнение обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия содержит требование о согласовании, внесении предложений или штамп «Контроль», то на копии исходящего документа или в докладной (служебной) записке должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения.
5.8. По каналам факсимильной связи документы передаются координатором исполнения, ответственным за исполнение после их регистрации в Отделе.
5.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в Отдел представляются копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.
5.10. При отправке письма более чем в четыре адреса координатор исполнения, ответственный за исполнение составляет список рассылки. Список рассылки подписывается координатором исполнения, ответственным за исполнение. Письмо и список рассылки передаются координатором исполнения, ответственным за его исполнение в Отдел. После регистрации письма координатор исполнения, ответственный за его исполнение тиражирует его и передает на отправку в Отдел.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.
Для отправки документов используются конверты. Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.
5.11. Отправка документов из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия осуществляется Отделом ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Документы, переданные для отправки до 16.00, оформляются в тот же день, остальные — на следующий рабочий день.
5.12. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно.
5.13. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются Отделом через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.
5.14. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются координатору исполнения, ответственному за исполнение на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, к отправке не принимается.
6. Особенности работы с обращениями.
Организация личного приема
6.1. Особенности работы с обращениями.
6.1.1. Организация работы с обращениями осуществляется в соответствии с разделом 3 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдума, регистрируются в день поступления в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия или на следующий рабочий день.
Не является обращением текст, не имеющий смысла (бессодержательный) либо направляемый для ознакомления, либо содержащий поздравление, соболезнование или оценку деятельности и не соответствующий требованиям, предъявляемым Конституционным законом Республики Южная Осетия от 29.12.2018 № 51 «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Республики Южная Осетия», Законом Республики Южная Осетия «О порядке рассмотрения обращений граждан Республики Южная Осетия» к запросам информации.
6.1.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер. Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации ставится отметка «Коллективное».
6.1.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.
6.1.4. После регистрации обращения докладываются адресатам. После доклада обращения с указаниями по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия возвращаются в Отдел для внесения указаний по исполнению документов.
Ответственные за исполнение, получают обращения в Отделе под подпись.
Обращения, адресованные членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, регистрируются, докладываются и передаются в соответствии с порядком, установленным Инструкцией.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в порядке, установленном законодательством Республики Южная Осетия.
6.1.5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, докладывается секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом в соответствующий государственный орган, местный орган государственной власти или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости — и в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия.
В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, местных органов государственной власти или соответствующих должностных лиц, копии обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
6.1.6. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в статье 46 Конституционного закона Республики Южная Осетия от 29.12.2018 № 51 «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Республики Южная Осетия».
6.1.7. В случае если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.6. Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, местный орган государственной власти или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
6.1.8. Обращения рассматриваются в сроки, указанные в пунктах 12.4, 12.5 Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдума сроки рассмотрения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством о выборах и референдуме.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за один день до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения не должно превышать установленных законом сроков рассмотрения обращения.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
6.1.9. В случае поступления в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия в установленном порядке запроса государственного органа или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
6.1.10. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело по указанию секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию руководства Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия подлежит направлению в правоохранительные органы.
В период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума, обращения, поступающие в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия, не имеющие обратного адреса и фамилии отправителя (анонимные), после их регистрации в Отделе, подлежат докладу секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия для их дальнейшего возможного рассмотрения.
В случаях, если текст письменного обращения не поддается прочтению либо не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, местный орган государственной власти или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
6.1.11. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
6.1.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.1.13. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то обращение признается безосновательным и переписка с заявителем по данному вопросу прекращается, о чем ему направляется уведомление.
Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело с отметкой о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.
6.1.14. Обращения, поступившие на официальную электронную почту Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в сети «Интернет», не рассматриваются.
6.1.15. В случае поступления в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.
6.2. Организация личного приема.
6.2.1. Личный прием ведется Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса в порядке очередности.
По поручению Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия либо члена Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема.
По просьбе заявителя, изложенной в ходе приема, данный ему ответ может быть направлен заявителю в письменной форме по указанному им адресу с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны.
6.2.2. Переданные на приеме письменные обращения регистрируются и рассматриваются в установленном порядке.
7. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
(с пометкой «Для служебного пользования»)
7.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
7.2. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, местных органов государственной власти, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, метеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;
информация о деятельности органов государственной власти, местных органов государственной власти, об исполнении бюджетов и соиспользовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
описания структуры органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;
порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;
решения, принятые по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
7.3. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» (далее — «ДСП») на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
7.4. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости — и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
7.5. Документы с пометкой «ДСП» регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами.
7.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой «ДСП», производится координатором исполнения, ответственным за исполнение документа с письменного разрешения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
7.7. Документы с пометкой «ДСП» передаются членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса и гражданским служащим Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия под подпись.
7.8. При получении письменного запроса от государственных органов, местных органов государственной власти, иных органов и организаций, а также граждан с просьбой об ознакомлении с информацией Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, имеющей пометку «ДСП», решение об ознакомлении с ней заявителя принимает руководство Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
7.9. В случае утраты дел, документов с пометкой «ДСП» либо разглашения этой информации Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Об утрате дел, документов с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки.
8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях Центральной избирательной
комиссии Республики Южная Осетия
8.1. Формирование проекта повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.1.1. Проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия формируется и подписывается секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия не позднее чем за пять календарных дней до предполагаемой даты его проведения (в период избирательных кампаний, кампаний референдума данный срок может сокращаться) на основании планов работы и постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, согласовывается с членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, Руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.1.2. Члены Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководитель Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вправе предложить внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, включаются в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия при письменном обращении члена Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, по инициативе которых вопрос выносится на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, на имя секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в котором указываются название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта и материалов к нему.
8.1.3. Согласованный с Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и подписанный секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия не позднее дня, предшествующего заседанию Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, тиражируется для рассылки членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителю Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.1.4. Членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом совещательного голоса проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия рассылается на указанные ими адреса электронной почты в сети «Интернет».
8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, готовятся заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, соответствующими отделами Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
По решению заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, члена Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, ответственного за подготовку вопроса, к документам может прикладываться пояснительная записка.
8.2.3. Проекты документов, представляемые для рассмотрения на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, печатаются заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса или в соответствующих отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. Проекты документов визируются в следующем порядке: исполнитель, начальник отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, которые задействованы в реализации рассматриваемого документа или с которыми его содержание должно быть согласовано. Согласованный и завизированный вышеуказанными лицами проект документа визируется начальником Отдела правового обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, затем — руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, референдума, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником Отдела бюджетного учета и отчетности Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Проекты документов представляются на визирование члену Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководящему его подготовкой, и заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Визы проставляются на листе согласования постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия).
8.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться не позднее чем за пять рабочих дней до дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (в период проведения избирательных кампаний, кампаний референдума данный срок может сокращаться).
Визирование проекта документа осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения предварительно согласованного проекта документа (за исключением проектов документов, требующих дополнительного правового либо финансово-экономического обоснования).
8.2.5. Координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос), обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), так и в приложениях к нему.
8.2.6. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия проекты документов передаются координатором исполнения, ответственным за исполнение (или предложившим внести в проект повестки дня Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия заседания вопрос) в Отдел для регистрации и последующего их представления секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. Секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, проставляет на них указание «На заседание», ставит личную подпись и дату.
8.2.7. Членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы направляются Отделом по указанным ими адресам электронной почты в сети «Интернет».
8.2.8. Гражданские служащие Отдела комплектуют документы, подлежащие рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, при необходимости раздают их членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом совещательного голоса, представителям политических партий и приглашенным на заседание, перед началом заседания.
8.3. Подготовка заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.3.1. Секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия информирует средства массовой информации о дате и времени заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а также о вопросах, включенных в повестку дня.
8.3.2. Не позднее чем за три дня до заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, координатор исполнения документа, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) представляет в Отдел список лиц, приглашенных на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В списке приглашенных указываются вопрос повестки дня заседания, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальные названия организаций. Список докладывается Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Размещение лиц, приглашенных на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в помещении, где проводится заседание, определяется секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.3.3. В случае сопровождения вопроса повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия визуальными материалами или рассмотрения его в режиме видеоконференции информация об этом сообщается секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия до формирования повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.3.4. Перед началом заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия гражданский служащий Отдела регистрирует приглашенных на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия лиц, список которых представляется Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (отпуск, командировка, болезнь) — заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.1. В ходе заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия члены Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса уточняют вид документа (постановление, выписка из протокола заседания, протокольное поручение), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.2. Документы, рассмотренные на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
8.4.3. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, если иной срок не оговорен на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.4. При доработке документа координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос), вносит в текст согласованные в ходе заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия изменения. В случае принятия Центральной избирательной комиссией Республики Южная Осетия решения о необходимости контроля исполнения постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: «Возложить контроль за исполнением постановления на члена Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса (инициалы, фамилия) и Отдел правового обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (инициалы, фамилия начальника отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия). О результатах исполнения проинформировать Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия до (ставится конкретная дата)».
8.4.5. Текст постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца и сохраняются в течение срока полномочий текущего состава в машиночитаемом виде в виде файлов формата MS Word(R) (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel(R)).
8.4.6. Документы, подлежащие подписанию, в случае принятия их без изменений, в обязательном порядке визируются координатором исполнения, ответственным за исполнение (или предложившим внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) на оборотной стороне каждого листа постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) и приложений к нему и передаются в Отдел в соответствии с пунктом 8.4.9 Инструкции.
В случае внесения в документ согласованных на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия изменений он визируется аналогично визированию проекта документа, представляемого для рассмотрения на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (пункт 8.2.3 Инструкции), и у членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, внесших в ходе заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия соответствующие предложения.
Визы проставляются на листе согласования постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия).
Координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) и приложений к нему.
8.4.7. Координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) осуществляет контроль полноты комплектности прилагаемых к постановлению Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписке из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) и приложений к нему.
8.4.8. К оформленному для подписания постановлению Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписке из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписка из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия). В данный список включаются должностные лица (организации), которые задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании.
В список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписка из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) вносит информацию о ранее принятых документах Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в которые вносятся изменения, принимаемые настоящим документом (при наличии), для размещения соответствующей информации на официальном сайте Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в сети «Интернет».
Список подписывается координатором исполнения, ответственным за исполнение (или предложившим внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос), Руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (при необходимости) и утверждается секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.9. Оформленный комплект документов (постановление Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписка из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, обозначенные в тексте приложения, список рассылки) координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) передает в Отдел для проверки правильности оформления документов.
Гражданский служащий Отдела приобщает к полученному комплекту документов соответствующий лист согласования и представляет документы на подпись секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Координатор исполнения, ответственный за исполнение (или предложивший внести в проект повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия вопрос) несет ответственность за своевременную передачу в Отдел постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), а в случае невозможности сдачи документов в срок информирует об этом секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.10. Постановление Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписка из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) подписывается Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Если на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия председательствовал заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или один из членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия осуществлял один из членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (выписке из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:
«Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия» — в случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
«Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия» — в случае отсутствия заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и при наличии решения Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия о возложении на секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия либо одного из членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса функций Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
«Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия » — в случае наличия распоряжения Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или исполняющего обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия о возложении на одного из членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса функций секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.11. Постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий действующего состава Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Номер постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия состоит из номера протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и порядкового номера постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (например: 3/7-6).
Номер выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия состоит из номера протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, порядкового номера выписки из протокола данного заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (например: 2-1-6).
Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов (файл документа в формате MS Word(R), для таблиц допускаются файлы формата MS Excel(R)).
8.4.12. В случае принятия в ходе заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия решения о даче поручения оно оформляется в виде протокольного поручения.
Протокольное поручение печатается на листе формата A4, визируется внесшими предложение о протокольном поручении.
8.4.13. Протокольное поручение подписывается секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и ему присваивается номер, который состоит из номера протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, порядкового номера протокольного поручения, перед которым ставится заглавная буква «П», разделенные дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (например: 2-П1-6).
8.4.14. В Отделе документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать с надписью: «Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия. Отдел документационного обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия», удостоверяющая подписи Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (без воспроизведения подписей).
8.4.15. Копии постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) направляются на бумажном носителе заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
По указанию Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия заверенные в установленном порядке копии постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) передаются гражданскими служащими Отдела членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса в отделы Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.16. Копии постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия направляются заявителю в случае, если его обращение в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.4.17. Рассылка копий постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) в организации и гражданам осуществляется в установленном порядке гражданскими служащими Отдела.
8.4.18. Электронные файлы постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) и их копии на бумажном носителе публикуются на официальном сайте Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в сети «Интернет» и передаются в СМИ для опубликования секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. Секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия контролирует полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и на электронных файлах.
8.5. Протокол заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.5.1. В ходе заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия ведется протокол и аудиозапись.
Протокол заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия оформляется начальником Отдела в срок, не превышающий 7 рабочих дней после дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.5.2. Протокол заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия ведется в краткой форме.
Текст протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия указываются фамилия и инициалы Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, в том числе с правом совещательного голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, начальников отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Если на заседание Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия приглашены лица, не являющиеся гражданскими служащими Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, их инициалы и фамилии отдельным списком также заносятся в вводную часть протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
8.5.3. В основной части протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия перечисляются вопросы повестки дня заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по каждому вопросу, фиксируются результаты голосования.
8.5.4. Протокол заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия визируется начальником Отдела и передается на подпись председательствовавшему на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (или члену Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, исполняющему обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия).
8.5.5. Подлинники протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, приобщенные к ним постановления Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписки из протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия), хранятся у помощника Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.
9. Оформление распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по основной деятельности
9.1. Распоряжения Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по основной деятельности (далее — распоряжения) готовятся в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, по поручению Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
9.2. Обеспечение качественной подготовки распоряжений и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на должностных лиц Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, на которых возложена ответственность за их подготовку.
9.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: Государственный герб Республики Южная Осетия; наименование государственного органа на государственных языках Республики Южная Осетия: «Республикӕ Хуссар Ирыстоны Централон ӕвзарӕн къамис. Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия»; вид документа (Барамынд. Распоряжение); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.
9.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.
9.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
Текст распоряжения отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.
В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
В распорядительной части содержится перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
9.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
9.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
9.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
9.9. Распоряжения визируются на оборотной стороне последнего листа распоряжения (включая приложения), за исключением распоряжений о командировании на территорию иностранного государства, в следующем порядке: координатор исполнения, ответственный за исполнение, исполнитель, начальники отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, которые задействованы в реализации документа или которыми его содержание должно быть согласовано. Согласованное и завизированное вышеуказанными лицами распоряжение (включая приложения) визируется начальником Отдела правового обеспечения Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, затем — руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Распоряжения (включая приложения), содержащие вопросы финансирования Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, расходования денежных средств, в обязательном порядке визируются начальником Отдела бюджетного учета и отчетности Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия могут быть назначены иные должностные лица, виза которых на распоряжениях и приложениях к ним обязательна.
Распоряжение Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия о командировании на территорию иностранного государства готовится и визируется в порядке, утвержденном распоряжением Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
9.10. Визирование распоряжения (включая приложения) в отделе Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения предварительно согласованного распоряжения (включая приложения), за исключением распоряжений, требующих дополнительного правового либо финансово-экономического обоснования.
В отдельных случаях с разрешения секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия допускается увеличение сроков визирования.
Если в процессе визирования в текст распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то оно подлежит переоформлению и повторному визированию.
9.11. К распоряжению прикладывается подписанный координатором исполнения, ответственным за исполнение, начальником отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия список должностных лиц (организаций), которым оно направляется.
9.12. Распоряжения подписывает Председатель Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (отпуск, командировка, болезнь) по согласованию с Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия распоряжения могут подписывать заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретарь Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
9.13. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера.
9.14. Подлинники распоряжений и приобщенные к ним документы, послужившие основанием для издания распоряжения, хранятся у помощника Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.
10. Оформление протоколов заседаний рабочих групп,
комиссий Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
10.1. Протоколы заседаний рабочих групп, комиссий (далее — рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение № 3).
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
10.2. Текст полного протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.
С новой строки после слова «Присутствовали:» перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.
10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
10.4. Основная часть протокола заседания печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Основная часть протокола заседания содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня заседания. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ:» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ:» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу заседания, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «РЕШИЛИ:» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. — первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. — второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
10.5. Текст краткого протокола заседания также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, секретаря, присутствующих лиц.
Слово «Присутствовали:» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии.
В основной части протокола заседания указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования — результаты голосования.
10.6. Протокол заседания подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.
10.7. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.
10.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата A4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите «Председательствующий» указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите «Подпись» наименования должностей располагаются на одном уровне.
10.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на ее заседании, оформляются по установленной форме (приложение № 4) и подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.
10.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах одного заседания в порядке рассмотрения вопросов.
10.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
10.12. Если в протоколе заседания есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 12 Инструкции.
10.13. Подлинники протоколов заседаний и решения рабочей группы вместе с приобщенными к ним документами в течение одного года хранятся у помощника Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.
11. Организация работы с поручениями Председателя
Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия,
заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
11.1. Поручения готовятся по инициативе Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия во исполнение постановлений и иных нормативных документов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, протоколов совещаний, проводимых в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, планов, решений рабочих групп и регистрируются Отделом как внутренние документы.
Поручения должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил других цветов не допускается.
11.2. Поручениям присваивается регистрационный номер.
В поручении Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, члена Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) указывается должностное лицо, являющееся координатором исполнения, ответственным за исполнение, который при необходимости определяет исполнителя (исполнителей).
Исполнитель при необходимости определяет соисполнителя (соисполнителей).
11.3. Подлинник поручения остается в Отделе, копии передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, исполнителю и соисполнителям.
Координатор исполнения, ответственный за исполнение организует исполнение поручения в сроки, установленные пунктами 12.3, 12.4 Инструкции. Исполнители и соисполнители согласно поручению, представляют все необходимые материалы координатору исполнения, ответственному за исполнение. Исполнители и соисполнители несут равную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.
11.4. Поручения передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, исполнителям и соисполнителям гражданскими служащими Отдела под подпись.
11.5. Поручения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, данные на оперативных совещаниях, оформляются на основании аудиозаписи.
Поручения, данные на оперативных совещаниях, передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, исполнителям и соисполнителям через гражданских служащих Отдела под подпись.
12. Контроль исполнения документов и поручений
12.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписках из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия);
протокольные поручения, данные на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
поручения, содержащиеся в распоряжениях Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
письменные поручения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
поручения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, высказанные на оперативных совещаниях;
входящие документы, в том числе письменные обращения, подлежащие контролю с указанием сроков исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп;
планы мероприятий.
12.2. Контроль исполнения документов и поручений, указанных в пункте 12.1 Инструкции (за исключением исходящих документов, требующих ответа), по существу затронутых в них вопросов осуществляют должностные лица, являющиеся координаторами исполнения, ответственными за исполнение соответствующих документов и поручений.
12.3. Поручения, содержащиеся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (выписках из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), распоряжениях Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, протокольные поручения, письменные поручения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, а также поручения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, высказанные на оперативных совещаниях, исполняются в указанные в них сроки.
12.4. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 12.6 настоящего раздела. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометками «Оперативно», «Контроль» — в десятидневный срок. Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Для поручений — от даты подписания поручения, для входящих документов, в том числе обращений граждан, — от даты регистрации документа. Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
12.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются, исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Республики Южная Осетия.
Обращения о нарушении закона, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, исполняются в сроки, установленные законодательством о выборах и референдуме.
12.6. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа (для обращений граждан — за один день) представляет на имя должностного лица Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, давшего поручение, докладную записку (для обращений граждан — вместе с проектом письма гражданину о продлении срока рассмотрения его обращения), с мотивированной просьбой о его продлении.
12.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.
12.8. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя должностного лица Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение и согласованная с исполнителем, с отметкой должностного лица Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки «Согласен», «Рассмотрел», «Принято», «Смотрел» и личная подпись);
постановление (выписка из протокола заседания) Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, распоряжение Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по результатам рассмотрения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования заявителя о результатах рассмотрения.
12.9. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд «Исполнен» осуществляет Отдел (за исключением исходящих документов и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, если они не оформлялись поручениями Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) только на основании отметки об исполнении документа, сделанной начальником Отдела по указанию координатора исполнения, ответственного за исполнение.
12.10. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Центральной избирательной комиссией Республики Южная Осетия информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу (в случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа);
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка должностного лица Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, давшего поручение, о принятии исполнения.
12.11. Контроль сроков исполнения документов (за исключением исходящих документов и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, если они не оформлялись поручениями Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря, Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия), осуществляет координатор исполнения документа, ответственный за исполнение.
12.12. Ответственность за своевременное и полное внесение в Отдел информации о состоянии исполнения документов возлагается на координатора исполнения, ответственного за исполнение.
13. Работа с документами в отделах Аппарата
Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
13.1. Начальник отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия является ответственным за ведение делопроизводства в отделе Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, обеспечивает учет и прохождение документов в отделе в установленные сроки, информирует должностных лиц Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу (в части документооборота) в отделе, готовит проект номенклатуры дел отдела, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архив, выдает консультанту отдела документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.
13.2. Входящие документы с указаниями по исполнению документа Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия направляются в отделы Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия только через Отдел.
Зарегистрированные входящие документы в случае изменения указаний по исполнению документа передаются из одного отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в другой только через Отдел.
13.3. Не рекомендуется вести переписку между отделами Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по организационным и иным вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.
13.4. Внутренние документы, представляемые на доклад Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарю Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия должны быть подписаны координатором исполнения, ответственному за исполнение, завизированы исполнителем и соисполнителями.
Документы, подготовленные с нарушением выше установленного порядка, на доклад не принимаются и возвращаются координатору исполнения, ответственному за исполнение.
13.5. Начальник отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.
13.6. Начальники отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия дают указания по исполнению поступивших к ним документов.
13.7. Внутренние документы, подготовленные Председателем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителем Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, руководителем Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, доставляются в отделы Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Отделом.
13.8. В случае утраты или повреждения документа исполнитель незамедлительно докладывает об этом непосредственному руководителю и сообщает в Отдел. По указанию начальника соответствующего отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Отдела.
14. Изготовление и использование печатей и штампов
14.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия заверенных копий документов их подлинникам в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия используются соответствующие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.
14.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия на основании заявок.
14.3. Оттиск гербовой печати проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, доверенностях, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.
14.4. На рассылаемых копиях постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписок из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по основной деятельности проставляется оттиск печати с надписью: «Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия».
При оформлении бухгалтерских документов проставляется оттиск печати с надписью: «Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия. Для финансовых документов».
14.5. Печати и штампы подлежат учету в Отделе. Печати и штампы выдаются руководству Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, гражданским служащим Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия под подпись.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
14.6. Об утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность начальник Отдела.
14.7. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются в Отдел, где их уничтожают, о чем составляется акт.
14.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на руководство Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, гражданских служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в пользовании которых находятся печати и штампы. При освобождении от должности, увольнении, печати и штампы передаются в Отдел, о чем составляется акт.
15. Техническое обеспечение работы с документами
15.1. Компьютерная обработка текстов документов.
15.1.1. Тексты принятых на заседаниях Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия решений (постановлений и выписок из протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия) и распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия по основной деятельности, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) координаторами исполнения, ответственными за подготовку документа и в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
15.1.2. Документы, отправляемые из Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, готовятся и печатаются должностными лицами Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
15.1.3. Для распечатки текстов документов используются бланки установленной формы и бумага формата A4.
15.2. Ведение аудиозаписи мероприятий, проводимых Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
15.2.1. Аудиозапись заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, совещаний и других мероприятий, проводимых в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, осуществляется начальником Отдела.
15.2.2. Начальник Отдела несет ответственность за учет и сохранность аудиозаписей, указанных в пункте 15.2.1 Инструкции.
15.2.3. При необходимости по решению Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, указанию Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия Отделом аудиозаписи заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, совещаний и других мероприятий, проводимых в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, направляются в организацию, уполномоченную на проведение работ по их расшифровке.
Аудиозаписи заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия расшифровываются в первую очередь.
16. Документальный фонд
Центральной избирательной комиссии
Республики Южная Осетия
16.1. Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.
Формирование документального фонда Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия осуществляется под руководством секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, Отделом и начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности.
16.2. Законченные делопроизводством документы в установленном порядке передаются должностными лицами и начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия в Отдел. Архив осуществляет хранение документов: постоянного хранения — до передачи в Архивное управление Республики Южная Осетия; временного хранения — до истечения сроков хранения.
16.3. Составление и утверждение номенклатуры дел.
16.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Наименованиями разделов номенклатуры дел Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия являются наименования отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
16.3.2. Графы номенклатуры дел Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, номенклатуры дел отдела заполняются следующим образом.
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-02, где 04 — код Отдела правового обеспечения, 02 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела. Отметка «ПХ», поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
В графе 5 «Примечание» приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).
16.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
16.4.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются координатором исполнения документа, ответственным за исполнение в дело и сдаются в Отдел не позднее чем через десять дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись: «В дело», расшифровывается подпись координатора исполнения, ответственного за исполнение, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются координатору исполнения, ответственному за исполнение.
16.4.2. Исполненные документы формируются в дела координаторами исполнения, ответственными за исполнение документов и начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в соответствии с номенклатурой дел при методической помощи Отдела.
Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
16.4.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
16.4.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
16.4.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
16.4.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
16.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности, или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.
Протоколы заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола заседания) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
16.4.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу-вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив документы в делах переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года — вверху, первым.
16.4.9. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы — по хронологическому.
16.4.10. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования (в отделах).
За сохранность документов и дел ответственность несут помощник Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, начальники отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, ответственные за ведение делопроизводства.
Дела должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
16.4.11. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника отдела, реорганизации или ликвидации отдела. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
16.4.12. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
16.5. Экспертиза ценности документов.
16.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
16.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется секретарем Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, под методическим руководством Отдела.
При проведении экспертизы ценности документов в отделах осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения для передачи в Архив; отбор дел со сроками хранения «До минования надобности», «1 год» и «3 года», подлежащих хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
16.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Обнаруженные в делах с отметкой «ПХ» документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные дела с отметкой «ПХ» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ПХ» в акте не указывается.
16.5.4. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
16.5.5. При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», «1 год», «3 года» в отделе составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего отдела и утверждается начальником этого отдела. Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее 1 года.
16.6. Оформление дел.
16.6.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом координаторами исполнения документов, ответственными за исполнение и начальниками отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
16.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, листа использования дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) документов дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; документы перекладываются по хронологии сверху вниз. Оформляются обложка, торец и лист-заверитель дела.
16.6.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 5). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия, название отдела, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. При изменении названия отдела в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой отдел, на обложке указывается новое наименование отдела, а прежнее заключается в скобки;
делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела — на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата — это дата самого раннего, а конечная дата — дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия — даты регистрации документов), справок отдела и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.
На торце (боковине) дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
16.6.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи нумеруются арабскими цифрами. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.
Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
16.6.5. В делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение № 6).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
16.6.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (приложение № 7).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
16.6.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
16.7. Передача дел в Архив.
16.7.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в Отделе и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их хранения в Отделе.
16.7.2. Дела с пометкой «До минования надобности» и со сроками хранения «1 год» и «3 года» не подлежат передаче в Архив, хранятся в отделах до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.
16.7.3. В случае ликвидации или реорганизации отдела начальник отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.
16.7.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в отдел Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с указанием недостатков для их устранения.
16.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Отдела допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение № 8).
16.7.8. По указанию начальника отдела Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве начальником Отдела.
16.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Отделом в Архивное управление Республики Южная Осетия.
16.8. Порядок использования документов Архива.
16.8.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение № 9).
16.8.2. Основными формами использования документов Архива являются:
исполнение запросов руководителей и членов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, гражданских служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов, выдачи дел во временное пользование;
исполнение запросов граждан и органов путем выдачи копий архивных документов и архивных справок;
предоставление документов для экспонирования на выставках, подготовки публикаций, использования средствами массовой информации.
16.8.3. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются руководству Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, членам Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса, гражданским служащим Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному должностным лицом Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (приложение № 10).
Лица, указанные в настоящем пункте, несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
16.8.4. Изъятие документов из архивных дел, архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.
16.8.5. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, выписок из протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, постановлений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия выдаются с разрешения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (отпуск, командировка, болезнь) -заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
16.8.6. Документы Архива предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (отпуск, командировка, болезнь) — заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.
Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.
Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.
16.8.7. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:
наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с действующим законодательством;
необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими Отдела;
Во временное пользование, как правило, не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически не оформленные.
16.8.8. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах.
16.8.9. Гражданские служащие Отдела заверяют копии документов, находящихся в Архиве, проставляя штамп «Верно. Архив ЦИК РЮО «, должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под подпись.
16.8.10. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения руководства Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Центральную избирательную комиссию Республики Южная Осетия экземпляр издания, в котором опубликован материал.
При публикации архивных документов Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или содержащейся в них информации ссылка на архив Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия обязательна.
16.8.11. Центральная избирательная комиссия Республики Южная Осетия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.
17. Ответственность
17.1. Руководство Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, члены Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия с правом решающего голоса и гражданские служащие Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия, несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям разрешается только с разрешения Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия. В случае временного отсутствия Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия (отпуск, командировка, болезнь) — заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия или секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
17.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в отделах Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия возлагается на начальников отделов Аппарата Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
17.3. Ответственность за организацию делопроизводства в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия возлагается на начальника Отдела.
17.4. Контроль за состоянием делопроизводства в Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия и его совершенствованием возлагается на секретаря Центральной избирательной комиссии Республики Южная Осетия.
